ERP : La solution complète pour la gestion des processus d’entreprise

Quels rôles joue l’ERP dans la transformation d’une entreprise ?

Que ce soit pour une PME, une ETI ou une grande entreprise, les ERP sont depuis toujours considérés comme les moteurs de la transformation digitale. Ils viennent remplir plusieurs fonctions essentielles au bon fonctionnement d’une organisation :

• Rationaliser les processus de gestion ;
• Gérer des volumes de données importants ;
• Favoriser la collaboration entre les métiers et les différents services de l’entreprise ;
• Augmenter la productivité des utilisateurs ;
• Mettre à disposition un ensemble d’indicateurs économiques pour faciliter le pilotage de l’activité ;

Histoire et évolution des systèmes ERP

Le terme ERP apparaît pour la première fois en 1990. Gartner a remarqué que les systèmes informatiques de gestion couvrent désormais différentes fonctions du back-office telles que la comptabilité, les ressources humaines, la finance mais aussi les stocks et les ventes. Dans ce sens, l’ERP émerge comme un ensemble d’applications modulaires et dotées de nombreuses fonctionnalités permettant la gestion et le pilotage des processus critiques pour une organisation.

Auparavant, les ERP étaient hébergés sur les serveurs de l’entreprise (solutions On-Premise). Ils étaient critiqués pour leurs lourdeurs et leurs interfaçages complexes avec le système d’information, aboutissant à des logiciels monolithiques et deux fois plus lourds à maintenir. Ces dernières années, les innovations technologiques sont telles que des ERP de nouvelle génération (en Cloud) ont fait surface et ont radicalement modifié les caractéristiques de cet outil.

On peut noter notamment :

• Le développement du Cloud ;
• Une meilleure interopérabilité entre les différents processus (finance, comptabilité, stock, ventes…) ;
• Une expérience utilisateur basée sur les standards des applications B2C et donc parfaitement ergonomiques ;
• L’automatisation des données évitant des ressaisies fastidieuses et génératrices d’erreurs ;
• Un meilleur accès aux données pour offrir un pilotage plus simple et plus efficace.
• La mobilité : les collaborateurs ont la possibilité de travailler depuis n’importe quel appareil équipé d’une connexion internet ;
• Une sécurité accrue : les données sont stockées dans des centres hautement protégés.

Quels sont les avantages de l’ERP pour votre entreprise ?

Les avantages d’un ERP pour une entreprise sont nombreux. Si vous pouvez optimiser vos processus de gestion financière et commerciale, vous allez également disposer d’une base de données unique permettant d’assurer la cohérence et l’exactitude de vos différentes informations.

L’ERP optimise aussi le dialogue et le partage d’informations entre collaborateurs et métiers, puis assure une visibilité sur l’ensemble de vos flux et opérations. C’est une solution qui favorise l’ouverture à l’écosystème de l’entreprise en proposant des espaces dédiés aux partenaires, fournisseurs et clients. Cela facilite les interactions et les transactions pour une meilleure collaboration et efficacité opérationnelle.

En résumé, un ERP augmente la productivité de votre organisation !

 

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La centralisation des données et des processus de gestion

En regroupant toutes les données au sein d’un même endroit (soit une plateforme unique), une entreprise dispose d’un accès facilité à l’information et donc augmente la productivité de vos différents utilisateurs.

Cette centralisation des données est l’occasion, par exemple, pour un responsable financier d’accéder aux données des services commerciaux ou stocks pour éditer des reportings sur l’activité et identifier des leviers d’amélioration.

Grâce à une meilleure accessibilité des données, les processus de gestion se trouvent fluidifiés et l’édition de reportings permet de se baser sur des informations fiables, exactes et disponibles en temps réel. Vous pouvez ainsi suivre l’atteinte de vos objectifs et engager des actions correctives ou amplificatrices pour augmenter la productivité de votre organisation.

Un autre avantage de la centralisation des données porte sur la sécurité. Le fait de disposer des données à un seul et même endroit permet d’assurer un contrôle plus complet de ces données et réduit le risque de vol ou de perte des informations.

Améliorer la collaboration entre les métiers grâce à un ERP

Par définition, l’ERP est une solution collaborative grâce à sa base de données unique et sa mise à disposition de référentiels permettant à chaque utilisateur d’accéder ou d’enrichir les informations financières, commerciales, RH… Ainsi, chaque contribution alimente la solution ERP et témoigne de l’activité de l’entreprise. Les métiers sont fédérés autour d’un objectif commun permettant notamment une gestion financière collaborative et favorisant les échanges constructifs autour des aspects financiers d’un projet.

L’ERP facilite la prise de décisions grâce à la qualité des données

Colonne vertébrale d’une entreprise, l’ERP génère de la cohérence et de l’homogénéité dans les informations produites par les différents utilisateurs. L’interopérabilité des applicatifs est l’occasion de fluidifier le partage d’informations et d’éviter les saisies manuelles ou les erreurs. En disposant de données fiables, cohérentes et disponibles en temps réel, tous les services utilisant l’ERP sont en mesure d’analyser correctement les informations pour créer des reporting plus complets, utiles et pertinents !

Quelles sont les fonctionnalités essentielles de l’ERP ?

Lorsque l’on parle de fonctionnalités de l’ERP, on renvoie généralement aux différents processus de gestion :

• Financiers et comptables ;
• Production ;
• Gestion des stocks ;
• Commerciaux ou ventes (l’ERP prend en charge les étapes du processus Quote-to-Cash : génération des devis, traitement des commandes, facturation, encaissement) ;
• RH ;
• Achats (l’ERP prend en charges les étapes du processus Procure-to-Pay : demande d’achat, approvisionnement, gestion des factures fournisseurs, règlement);
• Logistiques ou supply-chain ;
• Compliance (conformité) des fournisseurs, des achats, du réglementaire, du RSE… ;
• Dématérialisation et de gestion des documents.

La gestion financière et comptable

Le cœur de l’ERP se concentre généralement sur la gestion financière et comptable, autour de laquelle vont graviter les autres processus de gestion (ventes, stocks, achats, RH…). Mais qu’est-ce que la gestion financière et comptable ? Celle-ci concerne l’ensemble des flux financiers et comptables au sein de votre organisation à travers deux enjeux majeurs : la production des informations et leur analyse.

La qualité d’une bonne gestion financière permet à l’entreprise d’être plus performante et productive, mais aussi d’améliorer son décisionnel en se basant sur les bonnes informations. Il est important de noter que la gestion financière ou comptable a des répercussions en matière de gestion fiscale.

En rapportant la gestion financière et comptable à l’ERP, il est nécessaire de comprendre que les données financières sont intégrées à l’ensemble des fonctions opérationnelles d’une entreprise.

 

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La gestion de la supply-chain et des stocks

Processus stratégique pour des entreprises commercialisant des produits ou disposant de lieux de fabrication, la gestion de la chaîne d’approvisionnement (ou supply-chain) décrit la manière dont une entreprise organise et contrôle les différentes étapes de production, de commercialisation et de distribution de produits.

Une gestion efficace de la supply-chain et des stocks est indispensable pour fiabiliser et accélérer les cycles de production tout en identifiant les postes de réduction des coûts. Avec un ERP, les entreprises disposent d’une vue complète sur leurs processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Planification de la production et gestion de projets

La planification est un processus de gestion important pour les entreprises puisqu’elle permet entre autres d’assurer la livraison à temps de ses clients et, plus largement, de sécuriser la production afin d’atteindre différents objectifs de rentabilité et d’efficacité.

La planification s’avère être un processus souvent complexe dans le sens où il existe différents modèles de production (sur stock, à la demande ou à l’affaire).

La relation client et gestion des ventes

La gestion commerciale et la gestion de la relation client désignent la capacité d’une entreprise à encadrer ses processus de vente et de service après-vente. L’objectif est d’améliorer la rentabilité et la qualité pour optimiser la satisfaction client. Ces processus concernent l’ensemble des points de contact entre l’équipe commerciale et les cibles de l’entreprise que peuvent être les prospects ou les clients. On retrouve ainsi l’édition d’opportunités de vente, de devis, de contrats… Avec un CRM, une entreprise peut mettre en place un cycle de vente digitalisé pour suivre les différentes étapes de la relation client.

Pour assurer la gestion commerciale et la gestion de la relation client, les entreprises peuvent avoir recours à un CRM (ou Customer Relationship Management), module pouvant être intégré à l’ERP global. La qualité d’un CRM se reconnaît à sa capacité à uniformiser et personnaliser son approche client, mais aussi à offrir des fonctionnalités d’analyse et de reporting.

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