Paie & Administration
DSI et Responsables paie : comment allier interopérabilité des SI et sécurité des données RH ?
24 septembre 2024
La sensibilité des données : un défi de taille
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, les processus RH ont été profondément transformés. Le RGPD définit en effet les modalités de conservation et d’utilisation des données personnelles, imposant ainsi un cadre strict pour leur collecte et leur traitement.
La complexité croissante des systèmes d’information
À mesure que les entreprises se développent, leurs systèmes d’information deviennent de plus en plus interconnectés, intégrant divers logiciels et bases de données pour améliorer la communication interne et externe. Cette interopérabilité, bien que bénéfique pour l’efficacité opérationnelle et la prise de décision rapide, entraîne aussi des risques accrus pour la sécurité des données.
Ouhaid Jamai, Directeur SIRH du groupe Invivo, précise : « Lorsqu’il est question d’interopérabilité des SI, la première chose à retenir est la sensibilité des données. ».
Les cyberattaques se multiplient et exploitent souvent les vulnérabilités créées par cette interconnexion complexe. Il est impératif de veiller à ce que chaque point de contact, qu’il s’agisse de l’accès à distance ou des échanges de données en temps réel, soit sécurisé pour protéger les informations sensibles et préserver la confiance des clients et partenaires.
Un audit régulier des systèmes et une mise à jour continue des protocoles de sécurité sont essentiels pour anticiper et contrer les menaces potentielles.
Les conséquences de la non-conformité
La gestion inadéquate de la paie ou le non-respect des normes de conformité peuvent entraîner des répercussions dévastatrices pour les entreprises. En effet, celles-ci s’exposent à des sanctions financières lourdes, qui peuvent inclure des amendes significatives et des frais juridiques, ainsi qu’à un impact négatif sur leur réputation.
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions sévères allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel.
Source : CNIL
Cette atteinte à leur image peut susciter une perte de confiance de la part des clients, qui pourraient percevoir l’entreprise comme peu fiable ou négligente. De plus, les employés pourraient perdre confiance en leur employeur, se sentant insécurisés quant à la gestion de leur rémunération et des aspects légaux associés.
Ces facteurs soulignent l’importance d’une approche proactive et sécurisée, qui implique des systèmes rigoureux de gestion de la paie et une veille constante sur les évolutions réglementaires. Investir dans des solutions efficaces et renforcer la collaboration entre la DRH et la DSI est donc essentiel pour garantir la pérennité et le succès de l’entreprise.
Comment maximiser la valeur des données RH
Assurez la qualité et l’éthique des données
Christian Verhague, Directeur de la transformation au sein de Performance RH Ayming, insiste sur ce point : « La complexité, c’est ce qui n’est pas écrit. ». En documentant et justifiant la durée de conservation des données, vous pouvez mieux répondre aux exigences du RGPD.
Il est également nécessaire d’utiliser un datawarehouse pour centraliser toutes vos données RH afin de garantir leur qualité et éviter les problèmes liés aux données dispersées. Vous réduisez ainsi les risques d’erreurs et de non-conformité. Ouhaid Jamai, Directeur SIRH du groupe Invivo, souligne : « Cela va permettre de stocker toute la partie données et d’alimenter les différents outils. ».
Analysez vos données RH
Remplacer les champs libres dans les documents d’entretiens annuels par des listes de choix peut grandement améliorer l’analyse des données. Cela permet de mieux comprendre les besoins et les aspirations des collaborateurs et de proposer des formations adaptées.
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Je découvreTransformer les défis en perspectives de croissance
La donnée, lorsqu’elle est bien collectée et utilisée, est vectrice de croissance. Il faut alors trouver l’équilibre entre l’utilisation des données pour la performance et la protection de la vie privée.
La cartographie des données permet non seulement de sécuriser et de centraliser celles-ci, mais aussi de simplifier les processus de gestion des données. Christian Verhague conclut : « Il faut traduire cette contrainte en opportunité de revoir ses process, de simplifier la gestion des données et de mieux utiliser la donnée. ».
En résumé, voici quelques bonnes pratiques à adopter pour allier interopérabilité des SI et sécurité des données :
- Opter pour des solutions intégrées : choisir des plateformes favorisant l’intégration des SI tout en garantissant des protocoles de sécurité robustes.
- Former les équipes : sensibiliser aux enjeux de la sécurité des données et à l’importance de l’interopérabilité. Offrir des formations régulières pour s’assurer qu’elles sont à jour sur les meilleures pratiques.
- Établir des protocoles de sécurité : mettre en place des politiques claires sur le traitement des données, y compris des audits réguliers et des contrôles d’accès stricts.
- Utiliser l’IA : Intégrer l’IA pour surveiller les anomalies et renforcer la sécurité des données en temps réel.
Conclusion
En adoptant les bonnes pratiques et les bons outils, l’interopérabilité des SI et la sécurité des données de paie ne sont pas des missions impossibles. Uniformisez la collecte des données pour faciliter l’interopérabilité, travaillez main dans la main avec votre DSI et votre DPO, et transformez les contraintes en opportunités de croissance. Pour en savoir plus, téléchargez notre guide complet et sécurisez dès maintenant vos données RH.
Pour aller plus loin sur le sujet, découvrez notre eBook « Interopérabilité SI et sécurité des données de paie : mission (im)possible ? »
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