¿Qué es y cómo debe ser un sistema para la evaluación del desempeño?

¿Qué es un sistema de evaluación del desempeño?

En la gestión estratégica del talento , una parte muy importante es saber cómo están desempeñando sus funciones los diferentes empleados de la empresa y, además, disponer de esa información con cierta regularidad y de manera sistémica.

Y para ello están los sistemas de evaluación del desempeño .

Si buscamos una definición del sistema de evaluación del desempeño podríamos decir que es una herramienta estructurada que emplean las organizaciones para medir y mejorar la eficacia de sus empleados de manera periódica y sistematizada.

Se trata de un proceso sistemático que permite identificar las habilidades, logros y áreas de mejora de empleados y líderes, alineándolos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Ves su enorme potencial, ¿verdad?

La evaluación del desempeño no solo se centra en medir el rendimiento sino, también y más importante, en desarrollar todo el potencial de los empleados y fomentar su crecimiento personal.

De esta manera, implantar un sistema de evaluación del desempeño dentro de las empresas no solo puede ayudar (y mucho) a mejorar los resultados organizacionales sino que, también, puede ser una estrategia efectiva para fomentar la retención del talento .

 

La importancia de usar un sistema para evaluar el desempeño

Implementar un sistema de evaluación del desempeño laboral tiene múltiples beneficios tanto para la organización como para los empleados. Entre las ventajas de las evaluaciones del desempeño podemos encontrar algunas como:

• Ayuda a alinear los objetivos individuales de cada empleado con los objetivos estratégicos de la organización y, a partir de ahí, analizar cómo integrarlos de una manera óptima según cada trabajador.

• Permite identificar las fortalezas y debilidades de cada empleado , lo que permitirá potenciar sus habilidades y competencias y detectar las áreas que necesitan un mayor desarrollo.

• Aumenta la motivación y el compromiso de los empleados al reconocer y recompensar su desempeño, funcionando como una buena manera de incrementar su entrega y productividad.

• Permite realizar un plan de carrera efectivo , facilitando la identificación de oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional para los empleados.

• Ayuda a una toma de decisiones informadas , proporcionando datos relevantes que ayudan en la gestión de determinadas acciones de recursos humanos como las promociones, las gratificaciones extraordinarias o los aumentos salariales.

Además, diseñando un sistema para evaluar el rendimiento de los empleados las organizaciones lograrán obtener todos estos beneficios de manera ordenada y sistematizada, con cierta periodicidad temporal, por lo que obtendrán datos muy valiosos a lo largo del tiempo.

¿Cómo debe ser un sistema de evaluación del desempeño efectivo?

Una evaluación de rendimiento laboral bien ejecutada ofrece una visión clara de cómo lo están haciendo los empleados a lo largo del tiempo, aporta datos valiosos para potenciar lo que está funcionando bien e identifica áreas de mejora en las que trabajar.

Pero ¿qué características debe tener un sistema de evaluación del desempeño para que sea realmente efectivo?

H3: Un sistema para evaluar el rendimiento debe ser claro y transparente

En primer lugar, un buen sistema de evaluación del desempeño debe ser claro y transparente. Es decir, los criterios de evaluación y los objetivos deben estar bien definidos y todos los empleados deben ser conscientes de cuáles son. En este momento, la comunicación efectiva puede resultar clave.

La transparencia en el proceso de evaluación genera confianza y garantiza que todos los empleados comprendan por qué, cómo y qué se les evalúa.

De esta manera, percibirán las evaluaciones del desempeño como algo positivo y no como un mero control coercitivo.

 

Debe estar alineado con los objetivos empresariales

Una de las características de un sistema eficaz para medir el desempeño de los empleado s es que los criterios de evaluación estén alineados con los objetivos empresariales.

Para garantizarlo, los equipos de RRHH deben asegurarse, a la hora de diseñarlo, de escoger los KPIs o indicadores de rendimiento adecuados en función de las metas que desde la organización se quieran alcanzar.

De esta manera, las evaluaciones de rendimiento laboral no solo medirán el desempeño individual sino que también contribuirán al éxito general de la empresa . Por consiguiente, el sistema de evaluación del rendimiento será verdaderamente relevante para la organización.

 

Las evaluaciones deben realizarse de manera constante y regular

Ya sea trimestral, semestral o anualmente, las evaluaciones del rendimiento laboral deben realizarse de manera regular , en función de las necesidades de la organización.

Un proceso de evaluación caracterizado por la consistencia garantiza que tanto empleados como líderes reciban y dispongan de una retroalimentación continua, lo que es crucial tanto para el desarrollo profesional como para la buena marcha de la empresa.

 

Deben incluir múltiples fuentes de retroalimentación

Para obtener una visión completa del desempeño del equipo es útil incluir múltiples fuentes de retroalimentación. Así, pueden realizarse diferentes tipos de evaluaciones del rendimiento según quién realice la valoración:

• La autoevaluación . Es el propio empleado quien evalúa tanto a su trabajo como a la empresa desde su propia experiencia.

• La evaluación por pares, o evaluación de desempeño de 180º , compara el rendimiento de un grupo de trabajadores con las mismas funciones o del mismo departamento.

• Evaluación de los superiores, o de 90º . Son los managers quienes evalúan a sus empleados.

• Evaluación hacia los superiores, o evaluación de 270º . En este caso, son los empleados quienes evalúan a sus superiores.

• Evaluación 360º . Es el tipo más completo porque incluye a todos los demás.

Cuando las evaluaciones del desempeño incluyen múltiples fuentes de retroalimentación proporcionan una perspectiva más equilibrada y justa.

 

Deben poner el foco en el desarrollo y la mejora continua

De poco sirve hacer una evaluación del desempeño si su objetivo no es el de encontrar áreas de mejora y centrarse en el desarrollo continuo de los empleados .

De esta manera, con las evaluaciones del rendimiento laboral los responsables de RRHH lograrán su objetivo de fomentar un ambiente motivador de aprendizaje y crecimiento, impulsando los planes de carrera del talento humano de una manera eficaz y personalizada.

 

Deben emplear la tecnología y las herramientas adecuadas

Las evaluaciones del desempeño deben ser implantadas de manera adecuada y, para ello, las herramientas tecnológicas pueden ser de gran ayuda.

El uso de tecnología y un software especializado en recursos humanos que permita llevar a cabo una adecuada gestión y evaluación del personal puede mejorar significativamente la eficiencia y eficacia del proceso.

Sistemas automatizados y software especializado pueden facilitar la recopilación de datos, el análisis y la generación de informes, haciéndolos más accesibles y manejables.

Qué competencias puede medir una evaluación del desempeño

Igual que cada persona es un mundo, tampoco hay dos empresas iguales. Incluso podemos ir más allá y afirmar que tampoco hay dos puestos de trabajo exactamente iguales. Por eso, una evaluación del rendimiento laboral efectiva debe ajustarse a la naturaleza de cada organización , área o departamento y, también, a cada puesto de trabajo.

A la hora de diseñar una evaluación del desempeño exitosa , una buena manera es poner el foco en las competencias y habilidades del empleado. En este sentido, podemos evaluar competencias como:

• La creatividad y capacidad de innovación . Se trata de evaluar la capacidad de cada empleado de aportar ideas nuevas y resolver problemas cotidianos de manera creativa.

• La adaptabilidad . Es interesante conocer la capacidad de adaptarse a los cambios y enfrentar nuevos retos y desafíos de manera positiva y flexible.

• La capacidad de comunicación , especialmente la habilidad de transmitir información de manera clara y efectiva.

• La asistencia y la puntualidad . Un aspecto a analizar es la presencia del empleado, especialmente el tiempo de trabajo efectivo que invierte en realizar sus funciones.

• Los logros alcanzados . Por supuesto, es necesario analizar los éxitos que ha alcanzado el empleado, reconociéndolos con, por ejemplo, gratificaciones extraordinarias para, de esta manera, encontrar vías para incrementar su motivación y reforzar el compromiso con la empresa.

• La capacidad de trabajar en equipo de manera colaborativa para alcanzar objetivos comunes.

• La formación y el desarrollo profesional . ¿Tiene el empleado interés en participar en actividades de formación que mejoren su currículo y la forma en que desempeña su trabajo?

• La capacidad de identificar, analizar y resolver los problemas del día a día de una manera efectiva.

• La productividad y la calidad del trabajo . Por último, todo ello tiene un impacto directo en la productividad laboral y la calidad con la que el empleado realiza su trabajo.

Cómo implementar un sistema de evaluación del rendimiento en 6 pasos

Implementar un sistema estructurado para evaluar el rendimiento de los trabajadores requiere una planificación cuidadosa que tenga en cuenta las particularidades de la organización.

No todas requieren evaluar los mismos aspectos ni en el mismo momento, por lo que el departamento de RRHH o las personas responsables de evaluar a los empleados deben considerar la estrategia empresarial y su identidad particular.

Sin embargo, un buen punto de arranque a la hora de diseñar una evaluación del desempeño laboral efectiva puede contemplar los siguientes pasos.

 

Definir los objetivos y los criterios de evaluación.

El primer paso es definir claramente los objetivos del sistema de evaluación . ¿Qué quiere lograr la empresa cuando comienza un proceso de evaluación hacia sus empleados y/o líderes? Estos objetivos deben ser SMART , es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo.

Además, los objetivos deben estar alineados con la visión, la misión y los objetivos estratégicos de la organización.

Luego será necesario escoger qué criterios de evaluación o indicadores de rendimiento (KPI) se emplearán. Las métricas que se implementen deben ser objetivas, claras y realistas, de forma que permitan evaluar la productividad real de un empleado.

 

Diseñar el proceso y método de evaluación

Es el momento de reflexionar sobre qué herramientas y métodos de evaluación del desempeño se van a utilizar. ¿Se utilizarán reuniones one to one ? ¿O tal vez un cuestionario de evaluación? ¿Se realizará una evaluación por objetivos, o más bien una evaluación psicológica e incluso un análisis de la satisfacción del trabajador?

Asimismo, será necesario fijar el periodo que se va a examinar, ya sea el último trimestre, el semestre, el año…

También es importante fijar un calendario y determinar quién va a realizar la evaluación . ¿Será el departamento de RRHH, los jefes de área o se contratará una agencia externa especializada?

 

Capacitar a los evaluadores.

Las personas encargadas de supervisar y evaluar deben contar con los conocimientos suficientes y/o recibir una capacitación adecuada sobre cómo llevar a cabo las evaluaciones de manera justa y objetiva.

Por ejemplo, si el método va a ser una evaluación psicológica, será preferible que sean profesionales de la salud mental quienes se ocupen de analizar al empleado. Por otra parte, si se trata de medir la productividad y el rendimiento del empleado se deberán tener en cuenta las bases de datos de la empresa, como por ejemplo los registros horarios de entrada y salida o información sobre los días de baja médica.

Además, será conveniente que los evaluadores tengan bien claros los objetivos y las métricas de la evaluación y, para ello, el equipo responsable de diseñar la evaluación del desempeño deberá comunicarlo en el plazo y la forma adecuados .

También es aconsejable que los evaluadores reciban cierto entrenamiento en habilidades de comunicación y técnicas de retroalimentación efectiva.

 

Comunicar el sistema de evaluación a los empleados

Los empleados deben ser conscientes no solo de qué se les va a evaluar sino por qué, para qué y cómo . De esta manera aumentan las probabilidades de que se sientan motivados por el proceso y no lo perciban como un sistema de control.

Por lo tanto, es crucial comunicar el sistema de evaluación a todos los empleados , explicando su propósito, los criterios de evaluación y el proceso en detalle. Esta comunicación clara ayuda a establecer expectativas y reduce posibles resistencias.

 

Implementar el sistema

Una vez que todo esté listo, es el momento de realizar la evaluación del desempeño . Durante este proceso es importante monitorearlo todo de cerca para, así, poder identificar y solucionar a tiempo cualquier contratiempo que pueda surgir.

Además, después de cada ciclo de evaluación es útil revisar el sistema y hacer los ajustes que puedan ser necesarios. Para ello, contar con la retroalimentación de los empleados y los evaluadores puede ser muy útil para obtener información valiosa que ayude a mejorar el proceso.

 

Analizar los resultados y crear estrategias

Una vez se ha realizado la evaluación, llega el momento de revisar las respuestas , extraer los indicadores previamente establecidos y, si es posible, obtener resultados en forma de porcentajes o promedios de escalas que ofrezcan una información visual fácilmente interpretable.

Después es importante usar los resultados obtenidos para diseñar acciones que permitan mejorar el desempeño y establecer nuevas metas.

Un sistema de evaluación del desempeño bien diseñado y ejecutado es una herramienta poderosa para cualquier organización. Gracias a él, la empresa podrá mejorar el rendimiento y la productividad de sus empleados con estrategias fundamentadas y sin necesidad de dar palos de ciego, de una manera periódica y consistente en el tiempo.

Además, la evaluación del rendimiento laboral fomenta un ambiente de desarrollo y crecimiento continuo para todo el equipo humano e impulsa el éxito organizacional a largo plazo.