Qué tareas de RRHH se pueden automatizar

¿Qué es automatizar tareas en Recursos Humanos?

Primero veamos qué es la automatización de tareas en RRHH. Con este concepto nos estamos refiriendo a la utilización de tecnología que permita realizar de una manera más automática aquellas tareas que antes se realizaban de forma manual.
Estos sistemas están construidos en base a unos algoritmos y son, además, capaces de tomar decisiones de manera automatizada o semiautomatizada:
• Un sistema que toma decisiones semiautomatizadas ofrece, ante un mismo problema, diferentes soluciones. Es la persona quien acaba tomando la decisión final y por eso es un sistema semiautomatizado.
• En cambio, en un sistema 100% automatizado el algoritmo es quien toma las decisiones.

Por otra parte, un tercer sistema es el basado en la Inteligencia Artificial generativa. En este caso, además de ser totalmente automatizado está capacitado para aprender y, en función de lo que aprende a lo largo de su uso, va mejorando su toma de decisiones.
¿Significa esto que el trabajo de RRHH va a terminar? No, en absoluto. Pero sí cambiará hacia un trabajo más estratégico y basado en datos, ya que el tiempo que antes se dedicaba a la realización de tareas repetitivas, ahora se podrá dedicar a tareas que aporten más valor, como las relacionadas con la fuerza laboral.

Entonces, ¿qué procesos de RRHH se pueden automatizar?

Una primera respuesta a qué tareas de RRHH se pueden automatizar sería nombrar a aquellas actividades que son repetitivas, requieren una constante introducción de datos o siguen un procedimiento fijo y estandarizado.
Al automatizar estos procesos, el departamento de Recursos Humanos puede reducir el margen de error humano, agilizar los flujos de trabajo y dedicar más tiempo a actividades estratégicas. Si hay algo que debe quedar claro es que los sistemas de automatización de tareas para RRHH deben ser flexibles y adaptables a las necesidades de cada organización, es la herramienta quien debe adaptarse a las empresas
Tareas como el control horario, la gestión de Nóminas o la recopilación de indicadores de RRHH, son ejemplos claros de procesos de RRHH que se pueden automatizar. Además, actividades como el manejo de documentos, la comunicación interna y los procesos de reclutamiento y onboarding, también pueden beneficiarse de la tecnología, permitiendo una mayor eficiencia y precisión en la gestión del Talento.

Control horario

Otra de las ventajas de la gestión automática de tareas de RRHH es garantizar que la empresa cumple con la ley. Y aquí, los software de control horario o gestión del Tiempo tienen mucho que decir.
Desde la aprobación de Real Decreto-Ley 8/2019, también conocido como ley del control horario, es obligatorio que las empresas registren la jornada laboral de sus empleados. Hacerlo de una manera automatizada permitirá ahorrar tiempo y recursos al departamento de RRHH y, por supuesto, cumplir con la ley, garantizando además el almacenamiento eficaz del registro horario durante los 4 años posteriores que exige la normativa de control horario.

Además, un software de RRHH puede simplificar la gestión del Tiempo de sus empleados, permitiendo que cada uno introduzca, no solo su tiempo de presencia, sino también su tiempo de trabajo efectivo. Esto permitirá reflejar de una manera más realista cómo distribuye su tiempo cada empleado y, consecuentemente, analizar la rentabilidad de los proyectos y su propia productividad.

Bajas, ausencias y vacaciones

Gestionar las vacaciones y días libres, las bajas de cada empleado (por enfermedad, por maternidad o por paternidad), sus ausencias… Y además garantizar que los empleados disponibles pueden cubrir todos los turnos de trabajo, puede suponer un reto
Esta labor podría ser un verdadero quebradero de cabeza al no disponer de software que permita automatizar la gestión del personal, independientemente del tamaño de la empresa.
Sin embargo, gracias a la automatización de procesos, los empleados pueden solicitar y gestionar sus vacaciones y ausencias con un solo clic desde una plataforma. Esta información llegará al departamento de RRHH, quien decidirá si es posible o no aceptar los días libres.

Gestión de Nóminas

La gestión de nóminas es una tarea compleja que implica cálculos precisos y un seguimiento riguroso de las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas, las deducciones, los impuestos y otros factores. Hacerlo de manera manual conlleva el riesgo de cometer errores humanos que desembocarían en una gran insatisfacción laboral.
Sin embargo, gracias a la automatización de esta tarea se reduce significativamente el margen de error y, además, se garantiza que todos los empleados reciban su pago de manera correcta y a tiempo.
Más allá de realizar los cálculos correspondientes y generar de manera automática los recibos de pago, los software de nómina automatizados facilitan la presentación de informes fiscales y el cumplimiento de las normativas laborales.

Acceso, organización y firmas de documentos

En un panorama laboral en el que priman los modelos de trabajo híbridos o presenciales, tener acceso a la información de cada empleado independientemente de dónde esté, y que cada empleado tenga acceso a su propia documentación, resulta vital para la buena gestión de los Recursos Humanos.
Contando con un software de Recursos Humanos, las empresas pueden gestionar su documentación de manera más segura y eficiente, además de sencilla, gracias a la digitalización y la automatización de tareas en RRHH.
Las plataformas digitales almacenan documentos importantes, como contratos laborales y políticas de la empresa, en un sistema organizado y de fácil acceso. Además, este tipo de software disponen de sistemas de firma electrónica que permiten que los empleados firmar documentos de manera remota, acelerando los procesos de aprobación y garantizando el cumplimiento de plazos.

Procesos de reclutamiento

En los procesos de reclutamiento, la Inteligencia Artificial, especialmente la generativa, tiene mucho que aportar.
Cuando una empresa necesita iniciar un proceso de reclutamiento se enfrenta con dos grandes desafíos: por un lado, crear una oferta de empleo que resulte atractiva y, por otro, seleccionar de entre las miles de candidaturas recibidas cuáles son las mejores.
La automatización de procesos y la IA han supuesto toda una revolución en este campo. Soluciones de automatización para la selección de currículums o la comunicación con los candidatos, ayudan a agilizar procesos que antes consumían mucho tiempo.
Gracias a ello, los equipos responsables pueden realizar un proceso de reclutamiento mucho más eficiente, encontrar de manera más rápida al mejor talento y tomar decisiones de contratación mucho más acertadas.

Procesos de onboarding

La captación del mejor talento no termina en el proceso de reclutamiento. La primera impresión que se lleva un nuevo empleado a la hora de entrar en la empresa es importante y está muy influenciada por un onboarding efectivo.
Gracias a la automatización de tareas, el onboarding puede ser un proceso de éxito. Los software de gestión de RRHH pueden personalizar programas de introducción a la empresa basados en las necesidades y habilidades previas de los recién llegados.
Además, automatizar procesos también ayuda en la recopilación de documentos y el procesamiento de los datos de los nuevos empleados. Los software de gestión del Talento permiten automatizar y personalizar según las necesidades de las empresas y/o departamentos, los pasos que cualquier empleado debe atravesar cuando llega al equipo.
Por ejemplo, tareas que antes se debían hacer de manera manual por cada empleado que llegaba nuevo, como ingresar sus datos en diferentes herramientas u hojas de cálculo, aprobar su acceso a herramientas de trabajo, enviar emails de bienvenida, recordatorios…

Evaluaciones del desempeño

Una parte muy importante para la gestión estratégica del Talento Humano es la realización de evaluaciones del desempeño periódicas que permitan conocer cómo lo está haciendo en su trabajo cada empleado, además de su grado de bienestar laboral.
Un sistema de evaluación del desempeño es un proceso fundamental para la empresa que permite, gracias a la recolecta de datos con una periodicidad establecida, comparar con evaluaciones anteriores y, de esta manera, percibir posibles desviaciones antes de que se conviertan en problemas internos en la empresa.
Las evaluaciones del desempeño es sistema de evaluación del desempeño, lo que facilita llevar a cabo ciclos de revisión del desempeño más ágiles para los empleados y que tengan una mejor experiencia. Por su parte, managers y responsables de RRHH tendrán datos más accesibles y precisos que, además, podrán comparar de una manera más eficiente a lo largo del tiempo.

Encuestas de clima laboral

Asimismo, otra de las tareas que para automatizar en RRHH es la realización de encuestas de clima laboral con las que entender cómo se encuentran los trabajadores y evaluar la cultura que está implantando la organización.
La tecnología aplicada en RRHH permite personalizar, preparar y programar el envío de este tipo de encuestas y otras que resulten necesarias. Además, gracias a una presentación de los datos mucho más visual y fiable, será posible tomar decisiones más acertadas.

Comunicación interna

Apenas caben dudas de la importancia de llevar a cabo una comunicación interna efectiva con la que todos los empleados estén informados y sientan que se les tiene en cuenta.
Esta es también una tarea de RRHH que se puede automatizar: gracias a plataformas de comunicación automatizadas, las personas responsables podrán enviar emails, boletines informativos o recordatorios y otros mensajes corporativos de una manera programada y consistente.
Estas herramientas permiten, además, segmentar las comunicaciones para que lleguen al público correcto en el momento adecuado, garantizando que los empleados reciban la información relevante para ellos sin sobrecargarse de correos electrónicos o mensajes.

¿Cómo automatizar tareas de RRHH?

Veamos el paso a paso para automatizar tareas en RRHH desde cero:

Paso 1. Identificar las tareas a automatizar

El primer paso es identificar qué tareas de RRHH se pueden automatizar . Anteriormente hemos mencionado algunos ejemplos. Es importante tener en cuenta que cada empresa tiene sus propias características y ya sea por su naturaleza o por el tipo de talento que atrae, por ejemplo, necesitará automatizar unas tareas u otras.

Paso 2. Análisis de viabilidad

Una vez identificadas las tareas a automatizar será necesario analizar la viabilidad de hacerlo. Para ello, la empresa y, en concreto, el departamento de Recursos Humanos deberá plantearse cuestiones como:
• ¿Es una tarea repetitiva o frecuente?
• ¿Qué volumen de datos comporta?
• ¿Sigue una regla clara o predecible?
• ¿Qué posibilidad hay de errores humanos?
• ¿Qué duración tiene la tarea?
• ¿Es necesaria la interacción humana y quién lo hace?
• ¿Qué impacto tendrá la automatización de la tarea sobre los empleados?
Generalmente, la automatización de tareas tendrá un impacto muy positivo sobre las personas trabajadoras (responsables de RRHH, managers, empleados) porque siempre se simplifica su gestión y se reducen los tiempos que antes eran dedicados a estas tareas.

Paso 3. Desarrollar un flujo de trabajo.

Uno de los puntos más importantes es desarrollar un flujo de trabajo que nos permita conocer paso a paso cómo debe comportarse la herramienta según cada tarea. Dicho de otra manera, debemos parametrizar dentro de la herramienta las necesidades de la organización.
Esto permitirá evitar errores humanos y que las personas responsables puedan dedicar su tiempo a resolver solo las alertas que hemos establecido como desvíos en la planificación inicial.

Paso 4. Integración con otros sistemas y procedimientos existentes

Una empresa que no ha automatizado la totalidad o una parte de sus Recursos Humanos, cuenta con procedimientos habituales para desarrollar ciertas tareas. Con la automatización de RRHH, estos procesos deben ser evaluado para que procedimientos ya existentes y la automatización de tareas puedan funcionar de manera eficiente

Paso 5. Realizar las pruebas y documentar el proceso

Algo muy importante a tener en cuenta es documentar con detalle el proceso: qué se ha automatizado, con qué herramientas, los flujos de trabajo, las alertas establecidas, los posibles problemas que se hayan detectado…
Al final hay que tener un documento que refleje de manera clara ese paso a paso de la automatización de tareas de RRHH:
• El propósito y los objetivos de la automatización.
• El diagrama de flujos de principio a fin.
• Qué tareas se automatizan y cómo se integran en el flujo.
• La gestión de alertas por desvío de la planificación.
• El procedimiento para elaborar cambios.
En este proceso también será necesario informar y formar de manera adecuada al personal. También puede resultar apropiada capacitar a los empleados en la utilización de esta nueva tecnología y herramientas para que la automatización verdaderamente surta efecto.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas desde el punto de vista legal?

La aplicación de sistemas automatizados en RRHH tiene implicaciones desde el punto de vista legal. Un buen punto de partida para conocerlas es la guía Información algorítmica en el ámbito laboral que publicó el Ministerio de Trabajo en 2022. En ella ilustraba a las empresas cuáles eran sus obligaciones si utilizaban este tipo de sistemas.
Las empresas que:
• Tengan personal asalariado
• Utilicen algoritmos para la toma de decisiones
• Tomen dichas decisiones para la gestión de personas
Deben cumplir una serie de obligaciones, que son:
• Informar y consultar con los representantes legales de los trabajadores la introducción de estos sistemas.
• Realizar una evaluación de impacto antes de la implantación.
• Informar a los empleados sobre el algoritmo que se utiliza. Para ello, deben aportar información para que los empleados conozcan exactamente qué va a hacer y qué datos va a utilizar el sistema.
Utilizar de manera inadecuada los algoritmos de automatización de RRHH puede dar lugar a determinadas infracciones por discriminación o la vulneración de derechos. Estas infracciones van entre los 750€ y los 20 millones de euros en los casos más graves cuando se vulnera el derecho a la información.
Un sistema de este tipo también puede vulnerar derechos de la protección de datos, por lo que antes de implantarlo es importante consultar con la agencia correspondiente

Elegir una herramienta de automatización de RRHH

A la hora de elegir una herramienta que marque cómo automatizar tareas en RRHH es importante tener un concepto en mente: la flexibilidad. Es decir, se trata de escoger un software que permita a las empresas configurar de manera flexible todos los parámetros de la automatización.
Por ejemplo, si estamos escogiendo una herramienta automatizada para la gestión de horarios debemos preguntarnos cuestiones como: ¿la empresa permite la flexibilidad horaria o son horarios rígidos? ¿Tal vez algunos departamentos funcionan de una manera y otros, de otra? ¿En qué porcentaje del horario puede el empleado tener flexibilidad?
Cegid Visualtime es una solución integral para la automatización de tareas de RRHH que ofrece a las empresas una herramienta flexible y altamente configurable. Con Cegid Visualtime las empresas podrán automatizar desde el control horario y la gestión de ausencias, hasta procesos complejos como la elaboración de nóminas o de evaluaciones del desempeño.