Gestión financiera
¿Cómo gestionar de forma eficaz el flujo de caja en una empresa?
23 agosto 2024
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Qué es el flujo de caja
Podemos definir el ciclo de efectivo, también conocido como cashflow statement, como la capacidad que tiene un negocio para generar efectivo en un periodo de tiempo determinado. Se trata de una métrica que no debe confundirse con el capital de trabajo. Este es la diferencia entre sus activos actuales, esto es, efectivo e instrumentos financieros como bonos, y sus pasivos o deudas y también es un indicador medible a corto plazo. Te informa sobre la capacidad de tu empresa para responder ante imprevistos.
En cuanto al flujo de caja, es muy útil para conocer la situación financiera global. La razón es porque tiene un gran valor para saber si vas a poder cumplir con todas las obligaciones que venzan a corto plazo.
Tipos de flujo de caja
Existen diferentes clases que se clasifican en tres grupos:
- Flujo de caja operativo. Aquí se incluye todo el efectivo que se genera gracias a las actividades diarias del negocio. Es decir, ventas de productos o servicios y pagos a los proveedores o a los trabajadores.
- Flujo de caja de inversión. Los activos de la empresa también son capaces de generar efectivo por sí mismos. Por tanto, se debe meter en esta categoría a todos los que pueden ofrecer liquidez rápidamente. También se tienen que añadir tanto los ingresos como los gastos procedentes de compras o ventas, así como las inversiones de capital que se hayan llevado a cabo.
- Flujo de caja financiero. Este último grupo está relacionado con cualquier acción que la empresa utilice para financiar sus actividades diarias. Por tanto, deben incorporarse tanto la emisión de acciones como el abono de los dividendos a los inversores. Además, hay que sumar los préstamos, leasings o cualquier otra operación de deuda.
Cómo se calcula el flujo de caja
Para poder calcular el cashflow statement es fundamental contar con algunos datos previos que vamos a mostrar a continuación:
Beneficio neto. Esta cifra hace referencia al beneficio que queda en la empresa tras restar todos los costes asociados, tanto al funcionamiento diario del negocio como a la venta de sus productos o servicios.
- Amortizaciones. A efectos contables, la amortización del inmovilizado de cada compañía tiene que quedar reflejado en sus cuentas. Se debe obtener esta cifra para calcular el ciclo de caja.
- Provisiones. Cada empresa es libre de fijar las provisiones que considere oportunas para garantizar que los imprevistos futuros no ponen en peligro los estados financieros. Por tanto, es necesario conocer las provisiones para hacer el cálculo del flujo de caja.
- Cuentas por pagar. En este asiento se encuentran todas las obligaciones pendientes. Para saber si todas ellas pueden abonarse se puede emplear otra métrica muy útil como el capital de trabajo.
- Cuentas por cobrar. Al contrario que el anterior, si hay clientes que no han abonado los pagos pendientes deben reflejarse aquí.
Una vez se tiene toda la información es el momento de realizar la operación. Para ello la fórmula es la siguiente:
Ciclo de caja = Beneficio neto + Amortizaciones + Provisiones + Cuentas por pagar – Cuentas por cobrar
Como es lógico, cada uno de los tipos tiene particularidades, puesto que es necesario excluir algunos ingresos y gastos específicos. Además, es posible obtener un flujo de caja total haciendo la suma de los tres tipos que hemos mostrado previamente.
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Importancia del ciclo de caja en la empresa
Saber cómo gestionar el flujo de caja es fundamental para la supervivencia y el éxito de la empresa a largo plazo. Y hay varias razones para ello, como mostramos a continuación:
- Liquidez empresarial. Contar con dinero disponible permite cumplir todas las obligaciones del negocio. Y es que estos recursos pueden emplearse para pagos periódicos previstos, como por ejemplo el salario de los trabajadores, las facturas de los proveedores o la deuda, y también para abonar imprevistos como averías, multas o trabajos de mantenimiento no planificados. También para obtener indicadores tales como el capital de trabajo.
- Inversión. Disponer de dinero en las cuentas del negocio también hace más fácil las futuras inversiones, puesto que no es necesario adquirir deuda adicional para llevarlas a cabo. Esto ayuda al negocio a crecer de forma natural y sin elevar sus obligaciones en el futuro.
- Financiación. No siempre es posible invertir directamente los recursos, sobre todo, cuando se trata de afrontar inversiones costosas. No obstante, disponer de un flujo de caja saludable hace mucho más fácil el acceso a préstamos, ya que permite a los acreedores conocer la situación financiera de la empresa. Así, pueden estimar su capacidad máxima de endeudamiento. Otro beneficio directo para el acceso a la financiación tiene que ver con la capacidad de la empresa para captar nuevos inversores dispuestos a entrar en el accionariado.
- Planificación. El flujo de caja también es de gran ayuda para conocer cuál será la situación financiera de la empresa en los próximos ejercicios. Esto permite conocer con antelación si se corre riesgo de una pérdida de liquidez en el futuro. De esta forma, los directivos tienen un tiempo muy valioso en sus manos para cambiar de estrategia y tratar de sanear las cuentas.
Cómo gestionar el flujo de caja con buenas prácticas
Aunque el flujo de caja en sí mismo es una consecuencia de la evolución de un negocio, es posible gestionarlo para optimizar cada euro que genera la empresa. Para ello hay varias tareas que se pueden llevar a cabo:
Elaborar proyecciones de flujo de caja
Ya hemos explicado que antes de calcular el flujo de efectivo de una empresa es vital contar con algunos datos. Sin embargo, a la hora de hacer previsiones lo más adecuado es simplificar la operación, puesto que hay muchos datos que no se pueden anticipar. Por tanto, hay que estimar cuál va a ser la situación de ingresos y gastos del periodo futuro que se quiere conocer. Pero estos cálculos no deben estar hechos al azar, sino siguiendo dos patrones.
Por un lado, se debe analizar el historial de la empresa. Así, se pueden ver fluctuaciones de compras y ventas en diferentes meses del año, o incluso en varios ejercicios diferentes. Esta es la mejor forma de conocer posibles patrones que se repiten o tendencias de la empresa en el pasado.
Además, se deben incorporar al cálculo todos los contratos futuros o pedidos pendientes que están garantizados. Como estos solo representarán un pequeño porcentaje del total, será necesario prever las ventas y los ingresos del periodo fijado. Para calcular los gastos fijos y variables se debe usar tanto la previsión futura como el periodo pasado que se ha analizado. Y una vez que se tengan todos esos datos se puede obtener una proyección realista sobre el futuro.
Controlar las cuentas por cobrar
En ocasiones, es necesario facilitar algún tipo de financiación o aplazamiento del pago a nuestros clientes, sobre todo si se trabaja con grandes compañías o con el sector público. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta práctica fuerza a la empresa a ejercer como banco durante un cierto periodo de tiempo. Esto puede dañar su liquidez empresarial en caso de que se produzcan impagos.
En consecuencia, se debe llevar un control financiero exhaustivo de la situación de los clientes. Se puede establecer una política que regule la cantidad de productos o facturas pendientes, así como requisitos para acceder a estos beneficios. Muchos negocios también aprovechan para facturar solo una o dos veces al mes. Aunque esto reduce los trabajos administrativos, aumenta el riesgo de acumular cobros. Por ello, lo más adecuado es facturar de manera independiente cada venta al instante.
Gestión de los pagos a proveedores
Al contrario de lo que ocurría en el punto anterior, a la hora de realizar los pagos la empresa debe buscar unas condiciones más favorables. Para ello existen varias opciones. Se pueden negociar unos plazos de pago mayores con los proveedores o también se pueden negociar descuentos por pronto pago. Además, cuando el flujo de efectivo no es suficiente para hacer frente a todas las obligaciones, se debe establecer un orden de prioridad en el que se reserve la cantidad total de dinero necesaria para los salarios de los trabajadores y para las facturas de los proveedores más importantes.
Evitar el exceso de inventario
Contar con demasiada mercancía en el almacén inmoviliza una gran cantidad de recursos que podrían utilizarse mejor en otras áreas estratégicas de la empresa. Con la ayuda de un programa ERP se pueden fijar unos niveles óptimos de stock para evitar el desabastecimiento sin destinar a ello demasiados recursos.
Optimización de los costes
Los gastos operativos juegan un papel muy importante a la hora de gestionar el flujo de efectivo. Como hemos explicado, las salidas de efectivo reducen la liquidez disponible, por lo que deben mantenerse siempre al mínimo. Esto no siempre es fácil, pero se debe trabajar de manera periódica para garantizar que los precios que se abonan tanto por los suministros como por las materias primas o la mano de obra son los adecuados.
Para ello, lo mejor es renegociar los contratos, siempre que sea posible, y evitar los sobrecostes si existe una opción más económica que se ajuste a nuestras necesidades. En el caso de los trabajadores, lo ideal es efectuar una redistribución idónea y reforzar esas áreas que coyunturalmente los pueda requerir. Por esto, es vital mantener una política justa y adecuada a los recursos de la empresa, evitando así un exceso de mano de obra que acabe obligando a la empresa a realizar ajustes no deseados
Otra área de actuación clave viene de la mano de la eficiencia operativa. Optimizar los procesos más sencillos con el uso de herramientas digitales o invertir en nueva maquinaria puede hacer que disminuyan los costes variables y, por tanto, el flujo de caja será más saludable.
Planificación financiera
Aunque ya hemos hablado de ello en un apartado anterior, esto resulta vital para gestionar el ciclo de efectivo. Realizar un presupuesto anual detallado permite tener una visión más clara de todas las obligaciones pendientes en el próximo ejercicio, de forma que exista una mayor tranquilidad sobre la situación de la empresa. Además, para evitar descuadres, se debe revisar este presupuesto de forma periódica.
Pero esta no es la única estrategia que se debe aplicar. Y es que las provisiones no deben dejarse de lado. Considera que un imprevisto para el que no se tenga liquidez en ese momento puede paralizar la producción y poner en jaque la estabilidad de la empresa.
Línea de crédito y formas alternativas de inversión para garantizar la liquidez
Incluso en entidades con una previsión impecable, se producen situaciones que desbaratan todos los planes. Por eso siempre es recomendable, aunque sea como última opción, disponer de una línea de crédito abierta para hacer frente a cualquier obligación si los fondos propios no son suficientes para ello.
Por el contrario, es posible que existan épocas en las que haya una gran cantidad de recursos disponibles. En estos casos, lo más recomendable es realizar alguna inversión temporal, ya sea en fondos de deuda o en activos de bajo riesgo, como por ejemplo, imposiciones a plazo fijo. Esto permite que ese dinero produzca una rentabilidad mientras no se necesita y a su vez. Por otra parte, se logran logras ingresos adicionales que no estaban previstos con anterioridad.
Ya hemos mostrado cómo gestionar el flujo de caja para garantizar el éxito de la empresa. Sin embargo, el correcto control financiero de cualquier compañía depende de muchos otros factores que no debes perder de vista. Llevar a cabo una planificación adecuada, negociar las mejores condiciones con los proveedores o lograr vías de financiación alternativas suponen la diferencia entre la continuidad o la quiebra de un negocio. En Cegid contamos con un programa ERP que te ayudará a gestionar tu negocio para evitar los riesgos derivados de la falta de liquidez. Ponte en contacto con nosotros y te daremos una solución a medida.
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