¿Cómo gestionar de forma eficaz el flujo de caja en una empresa?

Importancia del ciclo de caja en la empresa

Saber cómo gestionar el flujo de caja es fundamental para la supervivencia y el éxito de la empresa a largo plazo. Y hay varias razones para ello, como mostramos a continuación:

• Liquidez empresarial. Contar con dinero disponible permite cumplir todas las obligaciones del negocio. Y es que estos recursos pueden emplearse para pagos periódicos previstos, como por ejemplo el salario de los trabajadores, las facturas de los proveedores o la deuda, y también para abonar imprevistos como averías, multas o trabajos de mantenimiento no planificados. También para obtener indicadores tales como el capital de trabajo.
• Inversión. Disponer de dinero en las cuentas del negocio también hace más fácil las futuras inversiones, puesto que no es necesario adquirir deuda adicional para llevarlas a cabo. Esto ayuda al negocio a crecer de forma natural y sin elevar sus obligaciones en el futuro.
• Financiación. No siempre es posible invertir directamente los recursos, sobre todo, cuando se trata de afrontar inversiones costosas. No obstante, disponer de un flujo de caja saludable hace mucho más fácil el acceso a préstamos, ya que permite a los acreedores conocer la situación financiera de la empresa. Así, pueden estimar su capacidad máxima de endeudamiento. Otro beneficio directo para el acceso a la financiación tiene que ver con la capacidad de la empresa para captar nuevos inversores dispuestos a entrar en el accionariado.
• Planificación. El flujo de caja también es de gran ayuda para conocer cuál será la situación financiera de la empresa en los próximos ejercicios. Esto permite conocer con antelación si se corre riesgo de una pérdida de liquidez en el futuro. De esta forma, los directivos tienen un tiempo muy valioso en sus manos para cambiar de estrategia y tratar de sanear las cuentas.

Cómo gestionar el flujo de caja con buenas prácticas

Aunque el flujo de caja en sí mismo es una consecuencia de la evolución de un negocio, es posible gestionarlo para optimizar cada euro que genera la empresa. Para ello hay varias tareas que se pueden llevar a cabo:

Elaborar proyecciones de flujo de caja

Ya hemos explicado que antes de calcular el flujo de efectivo de una empresa es vital contar con algunos datos. Sin embargo, a la hora de hacer previsiones lo más adecuado es simplificar la operación, puesto que hay muchos datos que no se pueden anticipar. Por tanto, hay que estimar cuál va a ser la situación de ingresos y gastos del periodo futuro que se quiere conocer. Pero estos cálculos no deben estar hechos al azar, sino siguiendo dos patrones.

Por un lado, se debe analizar el historial de la empresa. Así, se pueden ver fluctuaciones de compras y ventas en diferentes meses del año, o incluso en varios ejercicios diferentes. Esta es la mejor forma de conocer posibles patrones que se repiten o tendencias de la empresa en el pasado.

Además, se deben incorporar al cálculo todos los contratos futuros o pedidos pendientes que están garantizados. Como estos solo representarán un pequeño porcentaje del total, será necesario prever las ventas y los ingresos del periodo fijado. Para calcular los gastos fijos y variables se debe usar tanto la previsión futura como el periodo pasado que se ha analizado. Y una vez que se tengan todos esos datos se puede obtener una proyección realista sobre el futuro.

Controlar las cuentas por cobrar

En ocasiones, es necesario facilitar algún tipo de financiación o aplazamiento del pago a nuestros clientes, sobre todo si se trabaja con grandes compañías o con el sector público. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta práctica fuerza a la empresa a ejercer como banco durante un cierto periodo de tiempo. Esto puede dañar su liquidez empresarial en caso de que se produzcan impagos.

En consecuencia, se debe llevar un control financiero exhaustivo de la situación de los clientes. Se puede establecer una política que regule la cantidad de productos o facturas pendientes, así como requisitos para acceder a estos beneficios. Muchos negocios también aprovechan para facturar solo una o dos veces al mes. Aunque esto reduce los trabajos administrativos, aumenta el riesgo de acumular cobros. Por ello, lo más adecuado es facturar de manera independiente cada venta al instante.

Gestión de los pagos a proveedores

Al contrario de lo que ocurría en el punto anterior, a la hora de realizar los pagos la empresa debe buscar unas condiciones más favorables. Para ello existen varias opciones. Se pueden negociar unos plazos de pago mayores con los proveedores o también se pueden negociar descuentos por pronto pago. Además, cuando el flujo de efectivo no es suficiente para hacer frente a todas las obligaciones, se debe establecer un orden de prioridad en el que se reserve la cantidad total de dinero necesaria para los salarios de los trabajadores y para las facturas de los proveedores más importantes.

Evitar el exceso de inventario

Contar con demasiada mercancía en el almacén inmoviliza una gran cantidad de recursos que podrían utilizarse mejor en otras áreas estratégicas de la empresa. Con la ayuda de un programa ERP se pueden fijar unos niveles óptimos de stock para evitar el desabastecimiento sin destinar a ello demasiados recursos.

Optimización de los costes

Los gastos operativos juegan un papel muy importante a la hora de gestionar el flujo de efectivo. Como hemos explicado, las salidas de efectivo reducen la liquidez disponible, por lo que deben mantenerse siempre al mínimo. Esto no siempre es fácil, pero se debe trabajar de manera periódica para garantizar que los precios que se abonan tanto por los suministros como por las materias primas o la mano de obra son los adecuados.

Para ello, lo mejor es renegociar los contratos, siempre que sea posible, y evitar los sobrecostes si existe una opción más económica que se ajuste a nuestras necesidades. En el caso de los trabajadores, lo ideal es efectuar una redistribución idónea y reforzar esas áreas que coyunturalmente los pueda requerir. Por esto, es vital mantener una política justa y adecuada a los recursos de la empresa, evitando así un exceso de mano de obra que acabe obligando a la empresa a realizar ajustes no deseados

Otra área de actuación clave viene de la mano de la eficiencia operativa. Optimizar los procesos más sencillos con el uso de herramientas digitales o invertir en nueva maquinaria puede hacer que disminuyan los costes variables y, por tanto, el flujo de caja será más saludable.

Planificación financiera

Aunque ya hemos hablado de ello en un apartado anterior, esto resulta vital para gestionar el ciclo de efectivo. Realizar un presupuesto anual detallado permite tener una visión más clara de todas las obligaciones pendientes en el próximo ejercicio, de forma que exista una mayor tranquilidad sobre la situación de la empresa. Además, para evitar descuadres, se debe revisar este presupuesto de forma periódica.

Pero esta no es la única estrategia que se debe aplicar. Y es que las provisiones no deben dejarse de lado. Considera que un imprevisto para el que no se tenga liquidez en ese momento puede paralizar la producción y poner en jaque la estabilidad de la empresa.

Línea de crédito y formas alternativas de inversión para garantizar la liquidez

Incluso en entidades con una previsión impecable, se producen situaciones que desbaratan todos los planes. Por eso siempre es recomendable, aunque sea como última opción, disponer de una línea de crédito abierta para hacer frente a cualquier obligación si los fondos propios no son suficientes para ello.

Por el contrario, es posible que existan épocas en las que haya una gran cantidad de recursos disponibles. En estos casos, lo más recomendable es realizar alguna inversión temporal, ya sea en fondos de deuda o en activos de bajo riesgo, como por ejemplo, imposiciones a plazo fijo. Esto permite que ese dinero produzca una rentabilidad mientras no se necesita y a su vez. Por otra parte, se logran logras ingresos adicionales que no estaban previstos con anterioridad.

Ya hemos mostrado cómo gestionar el flujo de caja para garantizar el éxito de la empresa. Sin embargo, el correcto control financiero de cualquier compañía depende de muchos otros factores que no debes perder de vista. Llevar a cabo una planificación adecuada, negociar las mejores condiciones con los proveedores o lograr vías de financiación alternativas suponen la diferencia entre la continuidad o la quiebra de un negocio. En Cegid contamos con un programa ERP que te ayudará a gestionar tu negocio para evitar los riesgos derivados de la falta de liquidez. Ponte en contacto con nosotros y te daremos una solución a medida.