¿Cómo se hace un inventario perfecto?

Además, así evitarás almacenar más productos de los recomendados. Algo imprescindible porque resulta perjudicial para la liquidez del negocio y te obliga a destinar más recursos de los necesarios a la logística. Ni qué decir tiene que es todavía más relevante cuando se trata de productos cuya obsolescencia es rápida, como todos los relacionados con la electrónica o la tecnología. Para finalizar esta guía, mostraremos la importancia de contar con un programa ERP de calidad para conseguir un inventario eficiente.  

Cómo se hace un inventario: los errores más habituales

La gestión de existencias en un almacén, con frecuencia, resulta frenética. De hecho, repercute directamente e incrementa las posibilidades de que se cometan fallos que perjudican al negocio y ralentizan el flujo de trabajo. A continuación, repasaremos algunos de los errores más habituales y te ofreceremos las mejores soluciones para solventarlos.

Desconocimiento de la demanda

Como ya hemos indicado, si no se cuenta con unos niveles adecuados de existencias se corre un importante riesgo. Por un lado, hay ocasiones en las que la cantidad de productos disponibles es demasiado baja. Esto puede propiciar que se produzca una rotura de stock, que es muy perjudicial y podría paralizar la actividad y perjudicaría, entre otros, a los clientes.

Sin embargo, el otro extremo tampoco es positivo. Cuando se cuenta con un exceso de artículos en el almacén, se despilfarra. Y es que se están destinando demasiados recursos y espacio cuando realmente no es necesario. Todo eso tiene un coste que, a veces, es muy alto. Por tanto, ambas situaciones deben evitarse. No obstante, en muchos casos parten de un problema más profundo: el desconocimiento de la demanda de ese producto.

Esto es bastante habitual cuando se trata de bienes que acaban de lanzarse y para los que todavía no existen estimaciones realistas sobre cuál será su ciclo de vida en el almacén. Sin embargo, también es frecuente que ocurra con otros artículos para los que sí podrían calcularse con mayor precisión las necesidades. Es el caso, por ejemplo, de los árboles de Navidad o de los turrones.

Se trata de productos que se venden únicamente en un período corto y fijo en el tiempo. Por tanto, hay que estar prevenido y calcular cuántas unidades se venderán en la temporada. Ten en cuenta que si no consigues comercializarlos es muy probable que incurras en pérdidas, por lo que no es aconsejable que sobreponderes su venta.

¿Existe alguna manera de acertar con el stock? Pues sí, con la ayuda de un ​​​software especializado​ es sencillo comprobar cuál ha sido el número de transacciones de años anteriores. Este dato es muy fiable para estimar las ventas en el futuro, sobre todo, si no modificas las circunstancias respecto a ejercicios anteriores. Así, nada justificaría un aumento de la demanda. Otro escenario se mostraría si decidieras, por ejemplo, efectuar una campaña de marketing en redes sociales.

Problemas de planificación y organización

Al gestionar un almacén, este es susceptible de convertirse en uno de los problemas más graves, ya que afecta directamente a la eficiencia operativa. Por esta razón, es vital ponerse manos a la obra para buscar áreas de mejora.

La planificación incide sobre múltiples aspectos y uno de ellos es el espacio disponible para almacenar los productos. Cuando un almacén se encuentra saturado resulta mucho más difícil acceder a la mercancía y se incrementa el riesgo de que se produzcan accidentes. Esta situación repercute en el tiempo necesario para encontrar los productos.

No obstante, este problema se puede solucionar ampliando el espacio disponible o buscando sistemas de almacenamiento vertical. De este modo, se apilan los diferentes bienes de una forma más eficaz.

Otro aspecto a considerar en periodos en los que la demanda aumenta es recurrir a servicios externos para evitar la saturación.

Eso sí, el problema no siempre está en el espacio. A veces tan solo es necesario planificar mejor la ubicación de los productos para garantizar tiempos de picking más reducidos al realizar el inventario. Con este fin, existen diferentes estrategias para minimizar las pérdidas de tiempo, como por ejemplo, colocar los artículos más demandados en la zona inferior de los estantes. También es eficiente ubicarlos lo más cerca posible del lugar de salida del almacén o incluso, combinando ambos métodos. Lo importante es conseguir un ahorro de tiempo. Esta es una de las claves cuando alguien se pregunta cómo hacer un inventario.

Falta de personal disponible

La gestión de existencias es una tarea que, en ocasiones, resulta muy laboriosa. Especial atención merece cuando no se cuenta con el personal suficiente para llevarla a cabo de forma correcta. Por otro lado, si se realiza en horario comercial, es posible que los propios empleados tengan que interrumpir su trabajo para atender un pedido o una incidencia. Esto ralentiza todavía más la tarea y propicia que se cometan errores.

Para evitarlo, es imprescindible contar con trabajadores de refuerzo que permitan que las instalaciones continúen con su funcionamiento habitual mientras se contabilizan las existencias. De esa forma, el negocio no tiene que interrumpir su actividad y se consigue una mayor rapidez y eficacia en la clasificación de los productos.

Ausencia de conteos periódicos

El tiempo en el almacén es uno de los datos más valiosos y no siempre hay recursos suficientes para hacer frente a la gestión de existencias. Sin embargo, es un error prolongar el lapso entre conteos o incluso, evitarlos atendiendo únicamente a los niveles de stock que figuran en los sistemas de la empresa.

Esta circunstancia da lugar a veces a variaciones importantes entre la mercancía estimada y la real que dificultan mucho la tarea de cómo hacer un inventario. De hecho, favorece que se produzcan roturas de stock. Y es que, al no conocer la cantidad de productos que falta, es fácil que se pasen por alto pérdidas que afectan directamente a los estados financieros de la empresa.

Para evitar este tipo de situaciones es crucial programar cada cierto tiempo una auditoría de inventario. Esta te permite conocer con exactitud la cantidad de productos disponibles en el almacén. Además, durante esta toma de inventario puedes comparar la situación entre las cantidades estimadas y las comprobadas.

Si el descuadre es importante, es vital que se investigue qué puede haber sucedido. Solo de esa forma encontrarás soluciones para que no se produzcan este tipo de situaciones en el futuro.

Almacén sin un control de calidad

Es común que aparezca mercancía que se ha dañado durante su almacenaje o que no funcione correctamente. Estos productos terminan desechándose y, en muchos casos, la empresa ha de correr con los gastos. Esta desagradable sorpresa es más dañina todavía si se trata de artículos con niveles bajos de stock o cuyo reemplazo tarda un tiempo considerable.

Revisar los artículos que llegan al almacén y llevar a cabo una clasificación de productos hace más fácil la detección de unidades defectuosas. De otro modo, supondrían unas pérdidas importantes para la empresa. También es crucial fijarse en el estado de las cajas y los palets a su llegada. Y es que la presencia de posibles golpes o irregularidades en su embalaje supone un indicio que contribuye a detectar productos que han sufrido desperfectos durante su transporte.

Cómo hacer un inventario cuando hay excesiva dependencia de procesos manuales

En la actualidad, aún es posible encontrar muchos almacenes en los que el inventario se realiza con un bolígrafo y un cuaderno de anotaciones. Esto eterniza innecesariamente la tarea y favorece los fallos humanos.

Sin embargo, es fácilmente evitable. Existen herramientas digitales que hacen mucho más sencilla la auditoría de inventario. Y no solo logran resultados más precisos, también proporcionan información adicional que hace más rápida la localización de la mercancía y su gestión. Por tanto, es un aspecto fundamental a la hora de planificar cómo hacer un inventario digitalizado.

Beneficios de contar con un software ERP para mejorar el inventario

El desarrollo de sistemas de planificación de recursos empresariales, más conocidos como ERP por sus siglas en inglés, es la mejor solución para conseguir un inventario eficiente. A continuación, te mostramos todo lo que puede aportar cuando te surge la duda sobre cómo se hace un inventario.

Integración de datos

Contar con uno de estos programas permite a las empresas centralizar toda la información sobre su mercancía en un solo lugar. Incluso si se cuenta con más de un almacén, los datos de todos los productos quedarán integrados en la plataforma. De este modo, te proporciona una visión completa sobre la situación de los niveles de stock. Además, se actualizan en tiempo real. Al llevar a cabo una auditoría de inventario, esta capacidad es especialmente importante. Desde cualquier dispositivo móvil, los empleados pueden anotar la información sobre los productos que han escaneado de una forma rápida y sencilla.

Por otra parte, se pueden incluir datos sobre la ubicación exacta de cada producto. De este modo, se facilita el trabajo a los empleados a la hora de localizarlo. Con la ayuda de sensores IoT (internet de las cosas) ni siquiera es necesario que estos datos se introduzcan manualmente. Y es que con el uso de códigos de identificación por radiofrecuencia o RFID, cada vez que se produce un cambio de ubicación, este queda registrado en el sistema.

Automatización de procesos

Si hay algo que cambia para siempre la forma de gestionar el stock es la capacidad de estos programas para llevar a cabo por sí mismos procesos básicos de las tareas del almacén. Gracias a este software quedan al descubierto todos los secretos sobre cómo hacer un inventario preciso y eficiente.

Ya hemos explicado que estas herramientas son capaces de actualizar de forma autónoma el stock disponible y también su ubicación. Pero, además, son capaces de crear informes que muestran el número de unidades de cada referencia. Incluso, permiten alertas a los empleados para saber cuándo un determinado producto alcanza unos niveles por debajo o por encima de los recomendados.

Optimización de la cadena de suministro

La coordinación con los proveedores es vital para garantizar unos niveles estables de mercancía. Con un programa ERP resulta mucho más sencillo saber cuándo realizar un pedido de un producto determinado. En virtud de los ficheros históricos, es posible prever la demanda en diferentes momentos del año para actualizar los niveles adecuados en función de esos datos.

En última instancia, si se quiere delegar una mayor responsabilidad a estos programas, es posible generar pedidos de forma autónoma. Así, puedes optimizar la mano de obra disponible en el almacén. Por ejemplo, los empleados podrían dedicarse a tareas más estratégicas para el negocio como la clasificación de productos o la gestión de incidencias.

Decisiones basadas en datos reales y actualizados

Se deduce de todo lo anterior que los directivos y mandos intermedios de la empresa serán capaces de tomar mejores decisiones o de trazar estrategias para mejorar la gestión del inventario. Y es que, con el ERP, puedes analizar una gran cantidad de parámetros que facilitan esta tarea.

Ya hemos mostrado cómo se hace un inventario perfecto. Sin embargo, es necesario contar con las herramientas adecuadas para que la eficiencia durante todo el proceso que va desde la clasificación de productos hasta la salida del almacén sea máxima.

En Cegid disponemos de un programa ERP para distribución que te ayudará a mantener bajo control el inventario de tu almacén. Contacta con nosotros y uno de nuestros técnicos te ayudará a encontrar la solución que mejor se ajuste a lo que necesitas.