Facturación electrónica vs. Facturación tradicional

Facturación electrónica: qué es y qué no es

Lo primero es lo primero: dejar claro qué es la facturación electrónica.

Decíamos que el proceso de facturación era el de facturar o emitir y recibir facturas, ¿no?

Pues la facturación electrónica es exactamente igual, solo que sustituyendo las facturas tradicionales por la factura electrónica.

Según el artículo 9 del reglamento de facturación, una factura electrónica es aquella que se expide y recibe en formato electrónico.

Ese formato electrónico puede referirse a estas dos alternativas:

• Formato estructurado, donde los datos pueden transmitirse automáticamente entre emisor de la factura y receptor gracias a un código informático
• Formato no estructurado, donde no existe esa codificación

Un ejemplo de formato estructurado es facturae, basado en lenguaje XML y usado en las conocidas como facturas FACe. Y uno no estructurado… pues lo dicho anteriormente: un PDF, una imagen, una tabla de Excel, etc.

El cambio que va a llegar

Como decíamos, el reglamento de facturación electrónica —que está confirmado, pero todavía por aprobar— va a eliminar la facturación tradicional de los negocios B2B, entre empresas y profesionales.

Se esperá que llegará en algún momento entre 2025 y 2026. Una vez se apruebe el reglamento técnico, en un año la adopción de la factura electrónica será obligatoria para aquellas empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros al año.

Para las que facturen menos, la obligatoriedad llegará un año más tarde.

Pero siendo más concisos, ¿en qué se diferencia esa factura electrónica de uso obligatorio en negocios B2B de la tradicional?

Las tres diferencias entre la factura electrónica y la tradicional

El reglamento de facturación define tres diferencias fundamentales entre la factura electrónica y la tradicional.

La primera ya la hemos visto: se trata del formato.

El de la factura electrónica debe ser estructurado, mientras que el de la tradicional es de alguno de estos tipos:

• Físico
• Digital, pero no estructurado

El consentimiento es la segunda diferencia: el receptor de la factura electrónica debe consentir su recepción de forma electrónica.

Cuando entre en vigor la obligación de emplear la factura electrónica en negocios B2B, este consentimiento será inherente a la ley; es decir, no se podrá rechazar la recepción de la factura electrónica por la naturaleza del proceso —que veremos enseguida—.

A la hora de facturar a un particular, este sí que tendrá que dar su consentimiento explícito para recibir la factura por medios electrónicos.

La tercera diferencia viene dada por tres características, ya que la factura electrónica debe garantizar:

• La legibilidad
• La autenticidad
• La integridad
• La legibilidad la garantiza el software por el que se recibe la factura —insistimos; ahora mismo vemos el proceso—.

¿Y la autenticidad e integridad?

Se garantizan con una firma electrónica avanzada, con un EDI (intercambio electrónico de datos) o con cualquier otro medio electrónico autorizado por la Agencia Tributaria.

Esos tres factores son los que diferencian la factura electrónica de la tradicional.

Veamos ahora el proceso de facturación electrónica, que tendrá lugar en cuanto el nuevo reglamento entre en vigor.

El procesamiento de facturas electrónicas

Con las facturas tradicionales en papel o incluso digitales, el proceso era —aún es— sencillo.

Si emites tú la factura:

• La emites en papel o en digital
• La envías por correo postal, fax o correo electrónico al receptor
• La contabilizas
• La almacenas
• Y si Hacienda te la pide, se la enseñas.

Si eres quien la recibe, el proceso es casi el mismo: cuando te llega, la validas, la contabilizas y la almacenas y, en algún momento del proceso, la pagas.

¿Y con la factura electrónica?

Recordemos que teníamos tres diferencias con la factura tradicional: el formato estructurado, el consentimiento y el trío formado por la legibilidad, autenticidad e integridad.

Estas tres condiciones las cumplen los programas de facturación homologados por la Agencia Tributaria para el procesamiento de facturas electrónicas.

Es decir, que si como empresa utilizas alguno de los programas homologados, ya estarías cumpliendo con tus obligaciones legales.

El procesamiento sería así en caso de emitirlas:

• Emites la factura electrónica desde el programa elegido
• La firmas digitalmente
• La envías al programa de facturación del destinatario, que tendrá la posibilidad de conectarse con el tuyo —son requisitos de la ley antifraude—
• La contabilizas
• Y la conservas digitalmente
• Y si eres quien la recibe, el proceso es el mismo, pero tendrás que aceptar su recepción una vez llegue a tu software de facturación homologado.

Sí que cambia el proceso de facturación electrónica con respecto al tradicional, ¿no?

Pros y contras de la facturación electrónica vs la tradicional

Las ventajas de la facturación electrónica superan con creces las desventajas… pero lo cierto es que haberlas, haylas.

¿Vemos razones por las que empezar ya con la facturación electrónica?

Ventajas de la facturación electrónica vs la tradicional

A priori parecen demasiadas reglas que cumplir, pero teniendo en cuenta que con la adopción de un software de facturación homologado estarán todas cubiertas… las ventajas de la facturación electrónica con respecto a la tradicional superan a las desventajas, y quedan así:

• Eficiencia operativa en el día a día, puesto que emitir, recibir, procesar y almacenar las facturas electrónicas es mucho más rápido que con las tradicionales y se pueden automatizar muchos procesos
• Los costes también serán menores; compara el de la licencia del programa de facturación elegido con el del papel, la tinta, el espacio de almacenamiento o el tiempo en horas de los empleados que intervengan en el proceso
• La gestión de la facturación también es más sencilla por el medio electrónico; tendrás todas las facturas en el mismo sitio —en la nube de la solución homologada elegida—, y podrás acceder a ellas cuando sea, desde donde sea
• La fiabilidad también es otra ventaja; el uso de los programas la garantiza, por lo que no da pie al engaño, a la incorrección de los datos ni a la falta de autenticidad gracias a la firma digital
• Seguimos con la seguridad de los datos y documentos, mucho mayor en un entorno cloud con potentes protocolos de invulnerabilidad que en un disco duro o en cualquier carpeta física
• El impacto ambiental también es mucho menor en la facturación electrónica que en la tradicional que emplea papel
• Y por supuesto, el cumplimiento normativo.

Desde, previsiblemente, 2025 o 2026 —según el volumen de facturación—, la única forma de cumplir con la norma será pasarse a la factura electrónica, al menos en los negocios entre empresas y profesionales.

Cuando intervengan particulares, de momento, la factura tradicional seguirá siendo legalmente viable.

Desventajas de la facturación electrónica vs la tradicional

No es oro todo lo que reluce… pero casi.

Aquí va el listado de desventajas de la facturación electrónica en comparación con la tradicional:

• El coste de implementación inicial que supone el paso de una facturación a otra; es más pequeño de lo que puede parecer, pero existe: el programa, la infraestructura informática necesaria para ponerse en marcha, etc.
• Todos los empleados implicados en el procesamiento de facturas de la empresa tendrán que adaptarse y estar capacitados para trabajar de una forma que no están acostumbrados
• La facturación electrónica aumenta la dependencia tecnológica
• Tendrás que pagar la licencia o suscripción del software elegido, el mantenimiento o el soporte técnico en caso de requerirlo

En cuanto a desventajas de la facturación electrónica ya estaría.

No ha sido para tanto, ¿no?

Claves de la digitalización de facturas: el paso de la tradicional a la electrónica

Queda claro que es más que conveniente pasar ya del método tradicional al electrónico.

Pongamos que lo tienes decidido y vas a dar el salto.

¿Qué aspectos tendrías que considerar?

Tendrías que empezar evaluando la situación del negocio. ¿Cuántas facturas emite al mes? ¿Y cuántas recibe? ¿De muchos o de pocos proveedores? ¿Y los clientes?

Hacerte una idea del punto de partida te permitirá crear un plan, al que seguirá la selección de la tecnología.

¿Qué programa de facturación electrónica emplear? Tendrás que valorar el coste, la facilidad de uso, la capacidad del plan que contrates, si es escalable, si cuenta con soporte técnico, si se puede conectar con tu software de contabilidad…

El listado de programas homologados todavía no es público, aunque lo acabará siendo en algún momento. De momento, puedes hacerte una idea a partir de los programas de facturación especializados.

Con la tecnología elegida hay que poner el foco en el equipo, que puede que presente cierta resistencia al cambio. Actualiza las políticas de facturación de la empresa, haz un onboarding adecuado, forma a quien necesite ser formado… y a funcionar.

Las primeras semanas quizá sean algo confusas y haya que hacer algún ajuste. Ya hemos visto que el proceso de facturación electrónica cambia por completo si lo comparas con el tradicional, así que puede que al inicio cueste un poco.

Sea como sea, la clave es analizar con indicadores de rendimiento, e ir mejorando poco a poco en el proceso general.

Para acabar, solo faltará que te comuniques con los proveedores para notificar el cambio, para que sepan que tu empresa está actualizada, que cumples con la normativa y que el proceso podría cambiar ligeramente.

No es nada difícil, especialmente porque no hace falta que inviertas tiempo de más en buscar el mejor programa de facturación homologado.

Da el paso a la facturación electrónica con Cegid YET

Las ventajas de la facturación electrónica solo se consiguen con programas especializados que sean fáciles de usar, con soporte, con un precio económico y que cumplan con los requisitos legales.

Como te hemos dicho, tendrás que analizar tus necesidades antes de lanzarte a por un nuevo programa de facturación electrónica, pero ¿sabes que hay uno que se adapta a todas las empresas sean del tamaño que sean? y además, con él podrás utilizar todos los formatos. Con Cegid Yet podrás trabajar con cualquier cliente, proveedor o Administraciones Públicas sin preocuparte de los requisitos.

No esperes a que sea obligatorio y tengas que adaptarte deprisa y corriendo, empieza ya a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica y vive con tranquilidad el momento en el que sea obligatoria.