El mantenimiento colaborativo y sus ventajas para la empresa

En qué consiste el mantenimiento colaborativo

Esta estrategia empresarial es una evolución del tratamiento preventivo, que cada día está más implantado en las empresas. Además, permite que se produzcan sinergias debido a su funcionamiento. Este mantenimiento provee de una mayor capacidad de colaboración entre los diferentes departamentos de la organización. También ayuda a mejorar el aprendizaje organizacional y logra que todos los trabajadores se enfoquen en un mismo objetivo: desarrollar un mantenimiento centrado en la confiabilidad.

Esto produce una comunicación interdepartamental más efectiva y favorece que los diferentes equipos del negocio trabajen de forma conjunta. La repercusión de esta técnica es muy importante, como veremos en el próximo apartado, y tiene un impacto inmediato en la cuenta de resultados. Pero sus mayores virtudes se obtienen a largo plazo, donde destaca muy por encima del mantenimiento correctivo.

Cuáles son las principales ventajas para las empresas

A continuación, vamos a mostrarte los diferentes beneficios que aporta este mantenimiento centrado en la confiabilidad cuando se implementa en un negocio.

Reducción de costos

De los costes totales de la empresa depende, en gran parte, la rentabilidad al final del ejercicio. Por ello, esta es una de las ventajas más relevantes que esta clase de mantenimiento proporciona.

La colaboración entre los diferentes departamentos facilita una planificación más eficiente. Esto se debe a que se aprovechan los mejores momentos para llevar a cabo las tareas requeridas, así como los reemplazos de las piezas deterioradas. Para ello, es necesario que todos los actores implicados en el proceso se comuniquen de una forma clara, de modo que los mandos tomen las decisiones adecuadas.

Esto también ayuda a destinar los recursos pertinentes, adaptando las necesidades de mano de obra a las que los trabajos reclamen. A su vez, se prescinde de los procesos que resultan redundantes. Gracias a ello, el presupuesto que se debe destinar a las tareas de mantenimiento también se ve rebajado.

Si esto no te parece suficiente, debes saber que también se ven aminorados los requerimientos de inversión. Las empresas que ponen en práctica esta estrategia no se ven forzadas al reemplazo prematuro de sus activos. Esto se debe a una importante reducción de su desgaste. Aunque profundizaremos sobre ello más adelante.

Eficiencia operativa

Otro de los beneficios más significativos del mantenimiento colaborativo tiene que ver con una mejor eficiencia operativa. La colaboración entre las distintas partes propicia que las actividades de mantenimiento se lleven a cabo en el momento idóneo. Para ello, pueden tenerse en cuenta múltiples variables como, por ejemplo, la carga de trabajo, el número de empleados con día libre o las horas en las que la energía es más cara.

Al adoptar la decisión, se valoran todos estos parámetros y se aplican aquellos más rentables para el negocio. No solo a nivel económico, sino también en lo relativo a la productividad. Estas mejoras en la coordinación y una asignación más adecuada de todas las tareas posibilitan que los trabajos de sustitución o mantenimiento se ejecuten de una manera más rápida y efectiva.

No obstante, para que la planificación y ejecución de las tareas se acometa de forma correcta, es vital contar con sistemas de gestión de mantenimiento. Solo así es posible disponer de todos los datos actualizados en tiempo real.

Optimización de los recursos

Dentro del mantenimiento colaborativo, también debes atender a otros aspectos técnicos y organizativos que ayudan a conseguir la optimización de los recursos disponibles. Esto hace que la colaboración no se limite a la toma de decisiones, sino que va un paso más allá compartiendo conocimientos entre los diferentes departamentos.

Igualmente, es posible inventariar las distintas herramientas y la maquinaria que posee el negocio para organizarlas en un solo almacén. De este modo, logramos minimizar las duplicidades de material y disminuimos la necesidad de adquirir nuevos útiles si ya contamos con ellos en otro departamento.

Alcanzar la optimización de los recursos disponibles ayuda a hacer un uso más eficaz de los activos disponibles en la empresa, al tiempo que contribuye a obtener una importante reducción de costos.

Mejora de la productividad

La mayor eficiencia en la reparación y el mantenimiento de los equipos permite que aumente la productividad de los activos. Además, ayuda a lograr un aumento de su vida útil. Y es que la mejor comunicación interdepartamental resulta muy útil para informar sobre posibles incidencias y aprender más sobre los trabajos de mantenimiento a realizar. Este aprendizaje organizacional ejerce unos efectos muy positivos para todos los actores involucrados en los trabajos de mantenimiento.

Y es que, a pesar de que la mayoría de los fabricantes abogan por unos periodos de mantenimiento basados en el tiempo o en el uso, no pueden aplicarse a cualquier negocio. Por lo general, las condiciones internas de la organización hacen que esos plazos puedan variar de forma ostensible.

Eso hace que también la propia maquinaria se beneficie de ello. Los activos de la empresa, por norma general, alcanzan una mayor vida útil. Esto se debe a que los empleados son capaces de adelantarse a la mayoría de las averías que puedan aparecer y, de este modo, desciende el riesgo de que se produzcan fallos graves. A largo plazo, esta forma de operar previene el desgaste excesivo de los componentes internos y reduce la necesidad de adquirir nuevos equipos.

La importancia del software en el mantenimiento colaborativo

El software en el mantenimiento colaborativo desempeña un papel fundamental al implementar con éxito una estrategia de mantenimiento colaborativo. Y es que resulta decisivo contar con diferentes programas que se encarguen de gestionar las distintas tareas de mantenimiento a realizar. Además, son requeridas otras aplicaciones para gestionar los activos, así como para coordinar y hacer un seguimiento de todos los trabajos. Al emplear este tipo de soluciones informáticas, es más sencillo conseguir resultados positivos y el objetivo deseado.

En esta línea, se produce un aumento de la eficiencia operativa, que no solo puede apreciarse a corto plazo, sino que ofrece importantes beneficios en los ejercicios futuros.

A continuación, te mostramos algunas de las ventajas que se desprenden de su uso.

Digitalización del mantenimiento

No es posible seguir una estrategia colaborativa apropiada si se depende solo de los métodos tradicionales. Intercambiar información de forma manual o mediante aplicaciones como Microsoft Excel reclama una gran cantidad de tiempo y lastra por completo el mantenimiento colaborativo y la optimización de recursos.

Sin embargo, al contar con la aplicación adecuada es posible organizar la información en un mismo lugar y al alcance de todos los implicados. Esto hace que los sistemas de gestión de mantenimiento tengan un gran protagonismo y, a su vez, facilita la digitalización de la empresa y su eficiencia operativa.

Decisiones data driven

Las decisiones data driven o basadas en datos exigen un flujo constante de información con el fin de agilizar la comunicación interdepartamental. En condiciones normales, esto obligaría a todos los implicados a redactar de forma habitual informes y análisis. El tiempo necesario para este trabajo sería demasiado elevado, y provocaría que muchos trabajadores tuvieran que dedicar parte de su jornada a tareas administrativas.

Por el contrario, las aplicaciones de mantenimiento industrial se encargan de elaborar de forma autónoma informes y estadísticas con los datos requeridos. Así, se consiguen varios objetivos. Por un lado, no se incluyen datos superfluos o que no resulten de interés para el resto de departamentos. Por el otro, es posible aglutinar toda la información proveniente de diversas fuentes para adoptar decisiones acertadas.

El equipo directivo y los mandos intermedios tendrán en su poder estas métricas para evaluarlas y aplicar una estrategia empresarial acorde. De este modo, los datos extraídos de los procesos de mantenimiento no solo servirán para mejorar estas tareas a futuro, sino que también lo harán en otras áreas del negocio.

Cómo elegir la herramienta adecuada

No todos los programas te ofrecerán la misma versatilidad. Tu negocio precisa lo mejor para que la rentabilidad de este mantenimiento centrado en la confiabilidad alcance las cotas más altas. Vamos a mostrarte algunos aspectos que resultan vitales.

Movilidad

A la hora de trabajar, no siempre es posible estar en una oficina o disponer de un ordenador portátil. Además, resulta muy práctico eliminar la necesidad de archivar toda la información en un servidor local. No solo resulta más económico, porque suprime su coste y el asociado a su mantenimiento, sino que también es mucho más seguro.

Y es que las empresas de software que funcionan en la nube proporcionan una mayor seguridad de la información. En el caso de que se produzca una avería que dañe los discos duros, estos sistemas de gestión de mantenimiento siempre disponen de copias de seguridad que se activan para que no se pierdan los datos.

Por tanto, es imprescindible que el software avanzado de mantenimiento que selecciones sea compatible con las diferentes herramientas integradas en la nube.

Además, los empleados también se ven beneficiados en su día a día. Con este tipo de programas almacenados en remoto pueden teletrabajar. Sin embargo, también son de ayuda para quienes deben estar junto a las máquinas. Así, tan solo es necesario que dispongan de un teléfono móvil con conexión a Internet para llevar a cabo las pertinentes anotaciones o comprobaciones.

Gracias a este tipo de tecnología, se mejora la comunicación interdepartamental. Los datos se mantienen actualizados en tiempo real. Has de tener presente que no es necesario guardar los datos, ni tampoco hacer copias de seguridad. Todo ello se ejecuta de manera automática por parte de la aplicación.

Integración con otras herramientas empresariales

Para disfrutar de una mayor optimización de los recursos con los que se cuenta en la empresa y mejorar su eficiencia operativa, algo muy importante es disponer de herramientas que puedan integrarse con otras empleadas en el ámbito empresarial. Una de las más relevantes es el software ERP. Por tanto, el programa que escojas debe permitir esta integración.

De esa forma, evitarás gran cantidad de trabajo, puesto que no será necesario anotar cada tarea en las dos plataformas. El ERP puede recibir la información de forma autónoma.

Esto resulta muy útil, sobre todo, para que se sincronicen correctamente datos como, por ejemplo, el número de recambios disponibles en el almacén. Así, en el caso de que su cifra se encuentre por debajo del umbral establecido, la propia aplicación puede realizar un pedido al proveedor, previniendo las roturas de stock. La maquinaria no se verá afectada por errores humanos a la hora de solicitar las piezas. De lo contrario, podrían producirse paradas innecesarias en la producción y las pérdidas podrían ser elevadas si los recambios no llegan a tiempo.

La reducción de costos que proporciona el mantenimiento colaborativo es muy interesante para tu empresa. No obstante, es fundamental que acompañes esta estrategia de un programa de mantenimiento adecuado y que dispongas de un equipo de profesionales que te sepa asesorar ante los contratiempos. Con todo ello, serás capaz de incrementar la eficiencia operativa del negocio y podrás obtener una mejora de la productividad y, en consecuencia, de la rentabilidad.

Además, se produce un importante aprendizaje organizacional, muy beneficioso a largo plazo. En Cegid somos líderes del mercado en este tipo de soluciones y contamos con expertos que podrán ayudarte con una herramienta adaptada a tus necesidades. Contacta con nosotros para comenzar a disfrutar de todas las ventajas del mantenimiento colaborativo. ¡Consúltanos sin compromiso!